Checkliste für Beschaffungsanfragen

Ein Produktname reicht möglicherweise nicht aus. Geben Sie Material, Abmessungen, Toleranzen, Verpackung, Verwendung und Akzeptanzkriterien an. Identifizieren Sie die Überarbeitung einer Zeichnung oder technischen Datei. Erklären Sie bei Anfragen zu Markenäquivalenten, welche Unterschiede akzeptabel sind.

Die Suche nach einem neuen Lieferanten und die Koordination einer Bestellung mit einem bestehenden Lieferanten sind unterschiedliche Anforderungen. Geben Sie an, um welches Anliegen es sich handelt.

Trennen Sie die Erstbestellmenge, die Einheiten, die erwartete Wiederholungshäufigkeit und die Probenanforderungen. Beschreiben Sie den geschätzten Jahresbedarf nicht als feste Kaufverpflichtung. Geben Sie alle zu erwartenden Prüfungen pro Charge oder Versand an.

Wenn Tests, Compliance-Dokumente oder Rückverfolgbarkeitsaufzeichnungen erforderlich sind, erläutern Sie den Produkt- und Zielmarktkontext. Gehen Sie nicht davon aus, dass für jedes Produkt ein Zertifikat erforderlich ist.

Klären Sie Herkunfts- und Zielorte, Wunschtermin, Transportbeschränkungen und die Lieferbasis des Angebots. Die ICC-Incoterms-Regeln regeln die lieferungsbezogene Kosten- und Risikoverteilung; Geben Sie gemeinsam die gewählte Regel, die Edition und den benannten Ort an.

Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Lieferfrist auch Zahlungs-, Eigentums-, Produktannahme- oder Streitbestimmungen regelt. Sehen Sie sich die anderen Vertragsbedingungen separat an.

Neben Stückpreis, erfasster Menge, Verpackung, Lieferumfang, Zahlungsplan, Angebotsgültigkeit und ausgeschlossenen Kosten. Bitten Sie um Klarstellung, anstatt zu raten, wenn ein Angebot unvollständig ist.

Eine nützliche Ausgabe ist eine Tabelle mit dem Vermerk „Erfüllt die Anforderung/Klärungsbedarf/Nicht erfüllt“ für jeden Lieferanten. Bestätigen Sie die technische Eignung, bevor Sie sich ausschließlich für den niedrigsten Stückpreis entscheiden.